بهبود سازمانی (روش ها)

سازمانهای تجاری دنیا در مسیر عمر سازمانی خود با چالشهای متفاوتی روبرو می شوند برخی از این چالشها تحت تاثیر عوامل خارج از سازمان می باشد مانند جهانی شدن اقتصاد، شدت یافتن رقابت، افزایش سرعت تغییرات عوامل و ... برخی دیگر مربوط به عوامل درون سازمانی است مانند: تغییر در روشهای انجام کار، تلاش سازمانها برای بقا و رشد، تغییر در روشهای جذب و نگهداری مشتری، افزایش سطح کیفیت محصولات، نیاز به افزایش بهره وری و غیره نیاز به استفاده از رویکردها و ابزارهای علمی و مدیریتی برای مقابله با این چالشها امری غیر قابل اجتناب می باشد، از طرفی روند صعودی استفاده از این تکنیکها و ابزارها موید این ادعا است. از آن جمله می توان به استانداردهای سری ISO ۹۰۰۰ ، مدل تعالی سازمانی(EFQM)، مدیریت کیفیت فراگیر(TQM)، شش سیگما، مهندسی مجدد (BPR) نظام آراستگی محیط کارS۵ و سایر ابزارها و تکنیکهای مرتبط اشاره نمود. سازمانها و شرکتها در کشور ما نیز در استفاده از این ابزارها مستثنی نیستند. با توجه به تجارب کسب شده اغلب سازمانها در مورد زمان استفاده یا به عبارتی تقدم و تاخر استفاده از آنها دچار یک سردرگمی هستند. به نحوی می توان ادعا کرد که نحوه استفاده از این ابزارها اغلب از روی کثرت استفاده یا به عبارتی مد روز بودن آن تکنیک می باشد. با این وجود نمی توان انتظار داشت که سازمانها به حداکثر انتظاراتی که از اجرای یک تکنیک دارند دست یابند به این دلیل که آنرا بر اساس نیاز واقعی سازمان خود انتخاب نکرده اند. لذا در اجرایی نمودن این ابزارها و رویکردها توجه به نیاز واقعی و رعایت تقدم و تأخر جزو اصول مهم می باشد، زیرا که در غیر این صورت یا امکان استفاده از آنها منتفی می شود یا اینکه کارایی و اثربخشی استفاده از آنها به شدت کاهش می یابد.۵ S از جمله رویکردهایی است که طبق نظر بسیاری از صاحبنظران و کارشناسان، پایه اولیه و سنگ بنای سایر سیستم های کیفیتی و مدیریتی می تواند باشد.

اغلب روشهای بهبود سازمانی را می توان در دو دسته کلی تقسیم بندی کرد:

۱ رویکرد بهبود مستمرء کایزنی

روشی است که مشارکت کلیه افراد یک سازمان یا شرکت اعم از مدیران و کارکنان را در بر می گیرد. این نوع از بهبود شامل بهبودهای کوچک ولی مداوم می باشد که در بلند مدت، نتایج موثری را برای سازمان در برخواهد داشت. تکنیکهایی که زیر مجموعه این روش هستند نه تنها به حفظ وضعیت موجود کمک می کنند بلکه در جهت ارتقای آن نیز تاثیر گذار هستند.

۲ رویکرد بهبود جهشی

در مقابل بهبود مستمر نوع دیگری از بهبود وجود دارد که از آن به عنوان بهبود جهشی نام برده می شود. این نوع از بهبود در مقایسه با بهبودهای مستمر از پیچیدگی بسیار زیادتر و سرمایه گذاری بالاتر و همچنین مقاومت سازمانی بالاتری برخوردار است.

s۵ یکی از تکنیکهایی است که ژاپنی ها برای ایجاد بهبودهای کوچک با نتایجی زود هنگام و بسیار موثر در سال ۱۹۸۵ ابداع کرده اند. بطوریکه می توان اولین قدم در اجرای بهبودهای مستمر در سازمان را انجام تکنیک S۵  نظام آراستگی دانست. ژاپنی ها معتقدند که اگر بخواهند از تکنیکی برای بهبود استفاده کنند که بتواند مشارکت فرد فرد کارکنان را در بر گیرد،۵ s فوق العاده می تواند مفید و کارا باشد. اولین کتاب در این زمینه در سال ۱۹۸۶نوشته شده است. در اواخر دهه ۸۰ آقای سوزوکی کتابی را منتشر نمود که دو فصل از آن را به این تکنیک تخصیص داده بود. ولی مهمترین کتاب در این زمینه را می توان کتابs۵، پنج اصل برای نیل به محیطی برخوردار از کیفیت فراگیر تالیف اوسادا(OSada) در سال ۱۹۹۱ اشاره کرد. در کشور ما نیز از دهه ۷۰ این تکنیک مورد استفاده واقع شده است.

S۵ به یک مکان و زمان خاص محدود نشده و ابعاد گسترده ای را شامل می گردد. مانند: محل زندگی، محیط کار، محیط اجتماع، مسایل شخصی و به طور کلی هر چیزی که بی توجهی به ساماندهی آن منجر به آشفتگی،پریشانی و بی نظمی شود.

با نگاهی به پیرامون خود پی خواهیم برد که در هر چیزی که مشکلی وجود دارد، رد پای بی نظمی نیز به چشم می خورد. در بسیاری از این موارد یک حرکت کوچک، یک فکر جدید یا یک ابتکار جالب می تواند یک بی نظمی عمیق و ریشه دار را محو کرده و نظم و ترتیب را جایگزین آن کند.

● تعریفs۵

s۵ سیستمی فکری و عملیاتی برای پیشگیری از اتلاف منابع، بهبود بهره وری و ارتقاء کیفیت است که از ۵ اصل تشکیل شده است. s۵ تلاشی سازمان یافته برای انجام اصلاحات تدریجی و مستمر می باشد که با اجرای آن سازمان در راستای بهره ور کردن فعالیتهای خود پیش خواهد رفت. با اجرای این رویکرد می توان محیط پیرامون خود را پاکیزه تر، امن تر کرده و کارهای روزمره خود را ساده تر و رضایت بخش تر انجام داد.

این تکنیک در ایجاد یک محیط کاملاً سازمان یافته، عاری از هرگونه در هم ریختگی، منظم، بسیار تمیز و به طور کلی محیطی که همه به کارکردن و زندگی کردن در آن افتخار کنند، کمک می کند. s۵ معرف ۵ کلمه است که اصول زیربنایی این تکنیک را تشکیل می دهند. از آنجا که هر یک از این پنج اصول در زبان ژاپنی با حرف (S) شروع می شود اغلب با این نام آنرا می شناسند.

▪ تشریح پنج اصل۵ s

۱ ساماندهی(Seiri)

۲ نظم و ترتیب(Seiton)

۳ پاکیزه سازی(Seiso)

۴ استانداردسازی(Seiketsu)

۵ حفظ و نگهداری(Shitsuke)

▪ اصل اول ساماندهی:

ساماندهی بدین معناست که شما اقلامی که در عملیات متداول تولید و یا کارهای روزمره اداری ضروری نیستند را از محیط پیرامون خود دورکنید.

اغلب برای افرادی که با این مرحله سروکار دارند یک چالش پیش می آید و آن تمایز دادن میان لوازم ضروری و مورد نیاز از لوازم غیرضروری است که به نظر می رسد کار دشواری باشد.

در ابتدا، ممکن است دور کردن لوازم غیرضروری از محیط پیرامونمان امری ناهنجار به نظر برسد. چرا که معمولا افراد تمایل به جمع آوری و انباشت اقلام و وسایل حتی غیر ضروری در محیط اطراف خود دارند به این دلیل که فکر می کنند این لوازم روزی برایشان مورد استفاده واقع خواهد شد. برای اثبات این ادعا می توانید لحظه ای به محیطی که در آن کار یا زندگی می کنید نگاه کرده در این صورت می توانید تعداد نسبتا زیادی از اشیا و لوازم را بیابید که برای مدتها در محل کارتان قرار دارند که از آنها استفاده نشده است و حتی لوازمی که دیگر بکارتان نمی آید ولی هنوز شما آنها را از محیط کارتان خارج نکرده اید. بدون آنکه متوجه شوید این اشیا و لوازم می توانند به عنوان مانعی برای انجام صحیح فعالیتهای روزمره تان بحساب آیند. منتهی چون شما به این محیط عادت کرده اید به چشمتان نمی آیند.

بنابراین اصل اول را در یک کلمه می توان اینگونه تعریف نمود:

تشخیص میان چیزهای ضروری و لازم و چیزهای غیرضروری و بلااستفاده و دور نمودن آنها

▪ اصل دوم نظم و ترتیب:

نظم و ترتیب بدین معناست که شما اقلام لازم و ضروری را به گونه ای مرتب کنید و در جای مناسب خودشان قرار دهید که در هنگام نیاز بتوانید در کوتاهترین زمان ممکن و به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید. برای این کار از تکنیکهایی استفاده می کنند که یکی از آنها برچسب گذاری است که سبب می شود دسترسی به آنها ساده تر و سریعتر گردد. قابل ذکر است که اصل نظم و ترتیب باید همیشه پس از اصل ساماندهی انجام شود. زیرا هنگامی اصل اول با موفقیت در محیط اجرا شد، ما توانسته ایم اقلام غیر ضروری را از محیط دور نماییم آنچه که باقی مانده لوازم مورد نیاز و ضروری است. حال باید مشخص شود که هرکدام از آنها به کجا تعلق دارند تا هرکس بتواند در کوتاهترین زمان ممکن و براحتی به آنها دسترسی پیدا کرده و آنها را پس از استفاده به سرجای خود برگرداند.

بنابراین اصل دوم را در یک کلمه می توان اینگونه تعریف نمود:

ایجاد یک نظم و ترتیب در محیط اطرافمان بنحوی که هر چیزی که مورد نیاز است در کوتاهترین زمان ممکن قابل دسترسی باشد.

▪ اصل سوم پاکیزه سازی:

پاکیزه سازی به معنای تمیز کردن هر آنچه که در محیط اطرافمان است می باشد. مانند تمیز کردن کف پوش ها، دیوارها، لوازم و تجهیزاتی که در محیط پیرامونمان قرار دارد، ماشین آلات و در کل حصول اطمینان از اینکه همه چیز در محیطمان پاکیزه و تمیز هستند. البته کار اصلی که در این مرحله باید انجام داد پیدا کردن ریشه و علت کثیفی و آلودگی و از بین بردن آنهاست. در یک شرکت تولیدی، پاکیزه سازی ارتباط نزدیکی با توانایی تولید کالاهای با کیفیت دارد همچنین پاکیزه سازی با یافتن راه هایی برای جلوگیری از انباشته شدن گرد و خاک، آلودگی و مواد زائد در محیط کار باعث کاهش خستگی افراد می شود.

بنابراین اصل سوم را در یک کلمه می توان اینگونه تعریف نمود:

برطرف نمودن هرگونه آلودگی از محیط کار ، توسط از بین بردن منابع و ریشه آلودگی

▪ اصل چهارم استاندارد سازی:

استانداردسازی با ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی تفاوت دارد. سه اصل اول را می توان به عنوان یک فعالیت (کاری که انجام می دهیم) در نظر گرفت. در مقابل استانداردسازی شیوه ای است که شما از آن برای حفظ سه اصل اول استفاده می کنید. استاندارد سازی عبارت است از کنترل و اصلاح دائمی سه اصل ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی. در این مرحله با تهیه استانداردها و دستورالعملهای مربوط به اصول پنجگانه ۵s، نسبت به نهادینه کردن و استقرار این تکنیک، تلاش مضاعفی صورت می گیرد و با تهیه آنها، کلیه پرسنل اعم از قدیمی و کسانی که بعدا استخدام می شوند، همگی بصورت یکسان و یکنواخت نسبت به رعایت اصول ۵s اقدام می نمایند.

بنابراین اصل سوم را در یک کلمه می توان اینگونه تعریف نمود:

حفظ وضعیت مطلوب و جلوگیری از بهم خوردن نظم و ترتیب و نظافت محیط از طریق وضع قوانین و دستورالعملهای لازم

▪ اصل پنجم حفظ و نگهداری:

در زمینه ۵s، حفظ و نگهداری به معنای عادت کردن به حفظ مناسب روش کارهای صحیح است. چنانچه محیط کار به گونه ای باشد که در آن افراد و کارکنان به حفظ شرایط ۵s متعهد باشند، می توان بدون هیچ مشکلی چهار رکن اول را اجراء کرد. چنین محیط کاری احتمالاً از بهره وری بالا و کیفیت بالاتری برخوردار است.

در بسیاری از کارخانه ها مدت زمان بیهوده زیادی صرف ساماندهی و پاکیزه سازی می شود چرا که شرکت فاقد یک نظم و انضباط برای حفظ شرایط ۵s و ادامه اجرای آن بر مبنای یک برنامه روزانه است. قابل ذکر است حتی اگر هم هرچند وقت یکبار شرکت هر یک از اصول و تکنیکهای موجود در۵ s را انجام دهد ولی این اصل را نادیده بگیرد نتایج حاصله برای مدت طولانی باقی نمی ماند و پس از مدتی دوباره به حالت اولیه قبل از اجرای s۵ بر می گردد.

از جمله عواملی که در اجرای موفقیت آمیز S۵ موثر می باشند، می توان به موارد زیر اشاره کرد:

- درک صحیح از فلسفه و معنی s۵ بصورت فراگیر در کل سازمان

- عدم تقلید صرف از دیگران

- عدم برخورد لوکس و تشریفاتی با نظام s۵ در سازمان

- ایجاد علاقه، میل و رغبت در کارکنان

- فراگیر کردن فرهنگ s۵ در کل سازمان به عنوان یک نهاد ارزشی

- برقراری سیستم های انگیزشی در سازمان برای اجرای S۵

- برگزاری آموزشهای لازم برای تمامی افراد و کارکنان سازمان

 

 

 

 

 

 

 

 

منبع:
. s۵مبنای پیاده سازی TQM و رسیدن به Business Excellence

/ 0 نظر / 118 بازدید